Программа автоматизации транспортной логистики

Внедрение системы управления

Внимание!

Представляем Вам усовершенствованную версию нашей программы - АльфаКИТ-2013. Это комплексное программное решение для управления внутренними, международными, мультимодальными перевозками, построенное на основе программы proLOG - улучшенное и дополненное. Подробнее о новой версии - на главной странице.

Дирижируйте оркестром, а не играйте на инструментах.
Уильям Делоне, аналитик
Американской ассоциации управления

Постановка системы управления — это комплекс мероприятий, повышающих управляемость компании и улучшающих координацию подразделений на основе целей и планов.

Для более эффективной и оперативной интеграции системы управления компанией мы предлагаем Вам услуги по внедрению. Проект внедрения программы proLOG направлен на:

  • повышение личной эффективности руководителя;
  • совершенствование техник администрирования (постановка задач, делегирование полномочий, оптимизация контура «Оперативное планирование и контроль»);
  • моделирование и оптимизация бизнес-процессов;
  • регламентация основной деятельности и управления.

1 Организация внедрения

В данном разделе представлена информация по внедрению. Принимаем во внимание, что перед внедрением будет проведено обучение, и будут переданы документы, описывающие систему. Далее приступаем непосредственно к внедрению.

План внедрения следующий
1. Организационная встреча, на которой вырабатываются цели внедрения, график внедрения - запуска модулей, назначаются ответственные за модули и процессы
2. Далее с каждым ответственным за модуль идет работа, как это описано в блоке 'Внедрение бизнес- процессов'

В случае территориальной удаленности, работа будет происходить, как это описано в разделах 'Командировка' и 'Удаленная работа'

1.1 Цели внедрения

Целью процесса внедрения является обеспечение эволюционного перехода предприятия на исполнение основных и вспомогательных бизнес-процессов компании при помощи системы управления экспедиционной компанией proLOG.

1.2 Результаты внедрения

Результатом внедрения являются максимально адаптированные и оптимизированные бизнес- процессы предприятия для наиболее эффективного использования возможностей системы, возникновение новых бизнес-процессов на предприятии.

1.3 Запуск процесса

Запуск процесса происходит в два этапа:
1) разработка целей с Лидером
2) запуск Лидерской группы

1.3.1 Разработка целей с Лидером
• Прояснение целей и задач работы.
• Согласование Программы и календарного плана работ.
• Расстановка приоритетов
• Определение состава Лидерской группы.
• Распределение ответственности между членами Лидерской группы за блоки / бизнес-процессы
• Формулировка желаемых результатов работ.
• Формулировка необходимых условий достижения результатов.

1.3.2 Запуск лидерской группы
Презентация целей, сроков и задач лидерской группе
Проверка ответственности за модели и процессы
Планирование начала работы

1.4 Командировки

Представляется возможным такая структура командировки: общее собрание (1 час), индивидуальная работа с владельцами процессов (40- 60 минут на человека, 5 человек), заключительное собрание (30-50 минут). Итого, получаем 5-7 часов работы

1.4.1 Общее собрание команды внедрения
1. Доклад участников команды о проделанной работе с прошлого совещания
2. Объявление запросов к консультанту и участникам группы
3. Планирование личной работы с сотрудниками
1.4.1.1 Контроль исполнения задач
Контроль исполнения задач, которые были согласованы на предыдущем заключительном собрании.

1.4.2 Работа с Лидером
В каждую командировку обязательная работа с заказчиком:
- уточнение целей внедрения, так как могут измениться в прцессе внедрения

1.4.3 Индивидуальная работа с Лидерской группой
Смотри также: Внедрение бизнес-процессов
Работа с владельцами процессов происходит так, как это описано в разделе 'Внедрение бизнес- процессов'

1.4.4 Заключительное собрание
На собрании сотрудники докладывают о достигнутых за время командировки результатах, объявляем перечень задач на период, назначаем следующую командировку.
1.4.4.1 Новый план задач
В результате Заключительного собрания формируется новый план задач.

1.5 Удаленная работа

Между командировками происходит удаленная работа консультанта. Учет времени своего времени он ведет в БД Лотус, отчет предоставляется на следующей встрече (командировке), отчет предоставляется в конце месяца - к оплате.

1.5.1 Индивидуальные консультации
Если у сотрудника Лидерской группы возникают сложности или вопросы, то допустимым вариантом является позвонить по телефону и посоветоваться. Технические и несрочные вопросы должны будут фиксироваться в специальном журнале в БД в Лотус Вопросы/Ответы. Короткие телефонные звонки (3-5 минут) учитываться и представляться к счету не будут.

1.5.2 Отчитка документов
По мере подготовки документов, сотрудники могут/должны присылать новые редакции, а консультант будет их отчитывать и давать свои комментарии.

1.5.3 Привлечение дополнительных консультантов
Если у сотрудника лидерской группы будет недостаточно знаний и/или навыков для подготовки регламента (описания своего бизнес- процесса), консультант и Лидер обсуждают вопрос привлечения консультантов-предметников для исполнения данной работы.

1.6 Поддержка персонала

При внедрении информационных систем очень важна поддержка персонала.

1.6.1 on-line консультирование
пользователям будет предоставлена специальная база данных в Лотусе, где они смогут размещать свои запросы. Находящийся в Минске специалист будет периодически отвечать на вопросы пользователей. Переписка является общедоступной, и пользователи смогут знакомиться с запросами друг-друга. Обмен данными между офисом компании и Минском будет производиться автоматически.

1.6.2 консультирование по-ходу
В периодические командировки консультант будет проходить по рабочим местам, и пользователи будут иметь возможность задать интересующие их вопросы.

1.7 Другие бонусы

В качестве бонусов (дополнительных бесплатных услуг), наша компания обеспечивает бесплатную поддержку в период внедрения (on-line консультирование). Кроме того, мы предоставим вам формы и макеты для проведения документальной работы.

2 Внедрение бизнес-процессов

2.1 Обучение бизнес-процессам системы

Смотри также: Бизнес-процессы в системе
Консультант обучает владельцев процессов тому, как эти процессы задуманы и спроектированы в proLOG.

2.2 Адаптация бизнес-процессов

2.2.1 Изучение существующих процессов
Владелец процесса знакомит Консультанта с тем, как происходит процесс в компании.

2.2.2 Поиск различий
Вместе, консультант и владелец процесса обнаруживают различия между процессами.

2.2.3 Выбор компромисса
Найденные различия - это либо источник оптимизации, либо специфика компании. Сделать выбор в пользу одного из решений можно при помощи метода '5 вопросов'

2.2.4 Фиксация решения о компромиссе
Смотри также: Результирующие документы min
Владелец процесса должен зафиксировать принятое решение в регламенте бизнес-процесса. Эта
одна из задач, которую он получает до следующей встречи.

2.3 Документирование новых процессов

При внедрении компания может принять решение выделить и внедрить новые бизнес-процессы, которые предлагает система. Новые бизнес процессы должны быть разработаны и задокументированы.

2.4 Распределение функций

Возможно, в компании необходимо будет распределить функции. Это, возможно, повлечет доработку системы.

3 Бизнес-процессы в системе

В системе proLOG предусмотрено порядка 50 бизнес-процессов предприятия, в исполнении которых используется система. При внедрении системы предлагаем обратить особое внимание на следующие процессы:
1. Резервное копирование
2. Журнализация рисковых ситуаций
3. Мониторинг взаимодействия с Контрагентами по системе показателей
4. Назначение прав и привилегий сотрудникам Компании
5. Принятие решения о взаимодействии и его финансовых объемах
6. Сбор сведений о контрагенте
7. Планирование и отчетность по встречам
8. Поддержание и развитие отношений
9. Поиск новых Поставщиков и Клиентов
10. Обсуждение и подписание договорных отношений
11. Исполнение комплексной услуги
12. Исполнение простой услуги
13. Клиент размещает запрос
14. Поиск клиента
15. Поиск поставщика
16. Поступление сообщения о готовности к поставке транспортного ресурса и её условиях
17. Информационное реагирование на события бизнес-процессов
18. Временный запрет операций с Клиентом
19. Контроль кредитного лимита
20. Контроль статуса Контрагента
21. Обеспечение поступления платежа
22. Оплата комплексной услуги
23. Оплата простой услуги
24. Планирование оплаты счета
25. Планирование поступления платежа
26. Получение информации о поступлении платежа от Клиента
27. Работа с просроченной дебиторской задолженностью
28. Работа с сомнительной дебиторской задолженностью
29. Финансовое планирование
30. Кредитные советы

4 Результирующие документы min

В данном разделе представлен некий минимальный комплект регламентов - вещественных результатов внедрения. Перечень сформирован по результатам вопросов, задаваемых на демонстрациях системы.
1. Клиентский блок
1.1. Клиентская политика
1.2. Принятие решения о взаимодействии с контрагентами
1.3. Сбор информации о клиентах
1.4. Правила пополнения клиентской базы
1.5. Сбор информации о поставщиках
2. Финансовый блок
2.1. Начисление заработной платы
2.2. Фиксация платежей по счетам
2.3. Базовая валюта
2.4. Выставление счетов
3. Производство
3.1. Сопровождение сделки документами
3.2. Названия и формы сопровождающих документов
4. Безопасность
4.1. Правила использования компаний (инструментов)
4.2. Назначение кредитного лимита
5. Отчетность
5.1. Регулярность формирования отчетов

© 2004-2008, проЛОГ
E-mail: prolog@pro-log.org
Тел.: +375 (29) 673-7443
Тел.: +7 (926) 828-1728
Rambler's Top100 Рейтинг LogLink.ru