Программа автоматизации транспортной логистики

Статья Эволюция потребностей экспедиторского предприятия

Внимание!

Представляем Вам усовершенствованную версию нашей программы - АльфаКИТ-2013. Это комплексное программное решение для управления внутренними, международными, мультимодальными перевозками, построенное на основе программы proLOG - улучшенное и дополненное. Подробнее о новой версии - на главной странице.

Статья 'Эволюция потребностей экспедиторского предприятия: выбор программного обеспечения'
Бизнес экспедиторских компаний имеет очень много общих черт. Соответственно, проблемы и сложности компаний также похожи. Решения проблем уже давно и хорошо продуманы, и доказательством их эффективности являются многие компании на рынке. В этой статье я проанализирую проблемы предприятий транспортной логистики и предложу соответствующие решения.

Замечу, что приведенные ниже наблюдения о сложностях и рекомендации по их решению имеют место в следующем контексте:

  • национальный объем грузоперевозок увеличивается
  • растет конкуренция между экспедиторскими предприятиями
  • рынок специалистов динамичен, люди часто меняют место работы
  • компания заинтересована в увеличении масштаба и прибыльности бизнеса

Далее, при рассмотрении размера компании мы имеем в виду количество офисного персонала, связанного с исполнением транспортных заказов и продажей услуг, финансовую службу и администрацию.

Молодая компания: до 3-х человек

Для предприятия такого размера характерно, все сотрудники работают в одной комнате, директор занимается заказами клиентов и 'грузит машины'. Бухгалтер предприятия - приходящий. Ежемесячный объем сделок невелик и они элементарны по исполнению: компания не оказывает широкий спектр услуг. Если один из сотрудников заболеет, то другой сразу же сможет подхватить его заказы, так как все текущие операции 'на слуху'. Культура компании - клуб.
Для оперативного учета и управления в такой компании достаточно тривиального инструмента – белой доски и фломастеров. Финансовый результат компании можно подсчитать на калькуляторе, при более серьезном директоре – в Excel’е.

Следующий этап развития: 4-7 человек

При таких, казалось бы, незначительных изменениях, в компании происходят существенные изменения. Директор перестает 'грузить машины' и концентрируется на продажах, интересуется результатом, качеством обслуживания клиентов. Выделен руководитель транспортного отдела, который контролирует персонал и решает оперативные вопросы. Бухгалтер работает на полный день, занимается платежами, ведет дебиторку, контролирует документы.

Очевидно, что Коллектив компании занимает 2 или 3 комнаты - и поэтому управление 'на-слух' уже не работает. В компании происходит разделение обязанностей, может возрасти текучка персонала. Движение информации затрудняется.

Решением этих сложностей является налаженная система оперативного учета. Для этого можно воспользоваться электронными таблицами либо воспользоваться специализированной системой автоматизации начального уровня. В случае с электронными таблицами необходимо разработать их структуру, контролировать правильность и своевременность заполнения. Можете также воспользоваться программами АРМ Экспедитор, Транс-Менеджер, proLOG Базис и другими программами, которых действительно много для задач такого уровня.

Рост компании: 8-14 человек

С ростом компании функции сотрудников и отделов претерпевают еще большую специализацию. В связи с необходимостью учета и спецификой транспортных бизнес-процессов, в зависимости от специфики компании выделяют международный, российский, таможенный, сборный, негабаритный и другие отделы. Отделы специализируются на выполнении соответствующих операций, имеют внутренние требования учета операций и оформления документов, отчетность. Происходит усложнение сделок: для исполнения одного заказа клиентов привлекают нескольких подрядчиков, увеличивается длительность исполнения сделки, количество документов и виды используемых валют. Практически неизбежно возникает отдел продаж, задачей которого является поиск новых клиентов и (иностранных) подрядчиков, ведение переговоров, заключение договоров и поддержание отношений с компаниями. Растет штат бухгалтерии, компания использует несколько финансовых инструментов.

Компания такого размера уже не может существовать без налаженного оперативного учета и каналов обмена информацией. Основной задачей в управлении компанией такого масштаба является снижение рисков выполняемых сделок. Также необходимо обеспечить контроль и безусловное исполнение решений директора на уровне персонала.

Решением этих задач могут быть все те же электронные таблицы и системы автоматизации начального уровня. Для поддержания их эффективности потребуется много личного времени на проверку и контроль оперативных данных. Придется проверять новых клиентов и подрядчиков, сроки договоров, наличие страховок, объем дебиторки. В виду сложности учета, трудно будет получать информацию об объемах возникающих дополнительных расходов. Придется проверять наличие документов. Двойной ввод, ошибки учета, трудозатраты на проверку и сведение разных данных неизбежны. Пресловутый человеческий фактор играет существенную роль.

Тех же результатов можно достичь гораздо более простым с технической точки зрения и надежным -- с операционной -- способом: при помощи системы управления предприятием начального уровня. Такая система поможет организовать работу продавцов и проконтролировать их, снизить риски неблагонадежной дебиторской задолженности и обеспечит своевременной управленческой отчетностью.

К сожалению, на рынке действительно мало систем такого класса. Наиболее специализированная для транспортной деятельности и распространённая система - proLOG Бизнес.

Апогей развития транспортной компании

С точки зрения структуры управления и учета, транспортные компании из 15 и более человек, или филиальные сети имеют схожие особенности и вытекающие их этого проблемы. В компании дополнительные службы: юристы, служба персонала, отдел маркетинга и рекламы, управленческого учета и др. Происходит еще большая специализация труда сотрудников: каждый исполнитель отвечает за все меньший участок работы. Увеличивается текучка персонала: сотрудники приходят и уходят, иногда забирают коллег и клиентов. Очень большой вал документов.


Основными задачами является точное исполнение деловых процедур. Очень важно организовать прозрачность деятельности филиалов и согласованность их действий. Помимо этих, общих для таких компаний задач, каждая компания обладает собственным, индивидуальным 'букетом' задач, обусловленных ее конкурентной позицией на рынке.

Необходимым инструментом управления такой компанией является надежная интегрированная система оперативного учета и управления. Такая система обеспечит учет оперативных фактов по всем без исключения процессам, предоставит отчетность по регистрам управленческого учета, позволит запланировать объемные и суммовые показатели и вычислит фактические результаты. На каждом уровне управления компанией. Решить такую задачу по силам системам класса ERP с обязательной доработкой под транспортную отрасль. Это может быть proLOG Корпорация, Галактика, MS Navision (MS Dynamics NAV), SAP R/3. Необходимо быть готовым к тому, что какое бы специализированное решение вы не выбрали, его необходимо будет доработать. С увеличением сложности базового продукта, падает его гибкость, растет стоимости его доработки, сложность поддержки, скорость работы. Это необходимо знать.


Я также заметил, что при стремительном росте бизнеса происходит некоторое смещение актуальности задач. Компания за год вырастает с 5 до 15-20 человек, продолжая пользоваться нестандартизированными таблицами. И чуть позже её 'догоняет' осознание сформировавшихся проблем и противоречий.

Основываясь на нашем опыте автоматизации транспортных компаний, оптимизации документооборота, организации учета могу дать следующие рекомендации руководителям компаний.
Планируйте автоматизацию бизнеса на долгий срок вперед. Бизнес-процессы формируются с учетом возможностей программы, и программа может ограничить их гибкость. Люди привыкают к работе с определенным инструментом и потом, когда бизнес потребует изменений, их сложнее переучить. Временное и срочное решение текущей проблемы, может стать очень долгосрочным, и мешающим росту в будущем.
Выбирайте масштабируемые решения - продукт должен расти вместе с вашим бизнесом. Продукт должен позволять подключать новые возможности по мере роста компании: учет движения денег, финансовый документооборот, подключение филиалов. Учтите: в этом смысле заказная разработка не является масштабируемым решением! Разработка ПО на заказ таит в себе массу неочевидных рисков!
Сравнивайте стоимость проекта автоматизации со стоимостью дополнительных расходов и потерь при ее отсутствии. Затраты труда персонала, ошибки ввода, ошибки потери документов и ошибки в отчетах имеют стоимость в деньгах - их можно вычислить, например, как сумму упущенной выгоды, которую можно получить при отсутствии этих ошибок. Штрафы и нарушение сроков платежей имеют конкретную стоимость. Ошибки принятия решения при недостаточной информации имеют высокую стоимость и долгий срок действия. Учитывайте полную стоимость расходов, связанных с отсутствием системы автоматизации.

Рассматривайте программу - как дополнительный станок, который повышает эффективность каждого сотрудника на его рабочем месте и увеличивает эффективность бизнеса.

И да будут ваши проекты успешными!

© 2004-2008, проЛОГ
E-mail: prolog@pro-log.org
Тел.: +375 (29) 673-7443
Тел.: +7 (926) 828-1728
Rambler's Top100 Рейтинг LogLink.ru